商务函电写作规范

　　商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。

　　商务函电的写作应掌握7C原则，即：

　　完整（complete）

　　正确（correctness）

　　清楚（clearness）

　　简洁（concreteness）

　　具体（concreteness）

　　礼貌（courtesy）

　　体谅（consideration）

　　完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

　　正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

　　清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

　　简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

　　具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

　　礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

　　体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。

　　商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。

　　商务函电范文

　　★商洽函

　　范例

　　张先生：

　　我方在《化学杂志》上，得到贵公司名称和地址，盼与贵公司建立商务关系，特函奉告。

　　本公司系中国化学产品最大的出口商之一，具有五十年的商务经验，商誉驰名。我方的服务和产品品质保证会使贵方满意。

　　对我方的信用，如需作进一步的了解，请向中国银行深圳分行直接查询。

盼尽速回音。
欧亚实业有限公司
2005年1月26日

　　★询问函

　　范例

　　张经理：

　　就纯棉T恤供应一事，国内若干贸易公司已与本公司接触，请以CIF巴西圣保罗报价，500件价格多少，请惠函告知。

　　目前此地对廉价衬衫市场销路甚佳，或贵方报价合理本公司就可能要求立即装运。因此，对贵方给予特别优待折扣一事，至表感激。

欧亚实业有限公司
2005年3月20日

　　★请求函

　　范例

　　李经理：

　　谢谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋目录一函。贵方所需目录分别寄上，交盼贵方对所列条件会感兴趣。

　　订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，同时此表亦可作订购单使用。在88－98页上显示有多种新型号，是今年手袋展示会上一种时尚，敬请贵方注意。

　　因为本公司接获大量订单，务必全力履行，故建议贵方对本公司之产品指示，尽速惠函告知。

欧亚实业有限公司
2004年8月10日

　　★告知函

　　范例1

　　李先生：

　　我方三月十日致贵方函谅悉，故在函中曾强调我方第816号订单交货之重要，务必将货物于四月三十日前运达。

　　货物虽已运出，但尚未接到贵方寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。

欧亚实业有限公司
2005年4月12日