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外贸跟单流程详解

时间:2007-09-25 10:58来源: 作者: 点击:
   

  外贸跟单流程:与客户联系谈判签约--->对客户OEM合约--->配合设计部,校对文字--->详细填写产品结构表--->传真至厂长办公室--->产品结构表,包装配置表传真至采购部--->产品结构表传真至技术部参考--->回传至外贸部存档--->工厂及财务各部门审单--->外贸部跟进生产进度--->将生产进度表传真给客户方--->填写验货通知单并传真--->验货完毕出货,出单证-->整单完毕

  第一步:与客户联系谈判签约。对客户要求的产品物料包装等各方面内容细节进行整理,形成条理清晰的中英文合约。见附件1(中文销售合同)和附件2(英文销售合同)。

  第二步:对客户OEM合约,或者特别要求的,或者其它需要改动的产品形成详细的备注表。内容一般包括:客户信息,货号,货名,规格,数量,单位,CBM,单价,金额,物料颜色,物料香型,交货地址,交货期,付款方式,瓶体及纸盒设计,产品防护需要达到的程度,外包装情况(纸箱是否打包带,生产日期和有效期喷码内容),内包装的保护(是否需要垫板,海绵)以及合约签订地点,时间,合约号码,交货地点,装运码头,唛头,保险,仲裁条款和特别条款等。

  第三步:配合设计部,校对文字。由外贸部在2-3天内独立形成书面内容,交由设计部设计,设计部签收,一般要求在交货期前15日设计出来交由印刷厂制版印刷。

  第四步:根据合约及生产备注表所要求,详细填写产品结构表,包装配置表。

  第五步:产品结构表,包装配置表填写无误后,传真至厂长办公室,注明确切交货日期,以保证发货期。

  第六步:产品结构表,包装配置表传真至采购部以备采购。

  第七步:产品结构表传真至技术部参考。如客户有特殊要求(配方/香型/物料颜色/包装图样),由技术部根据客户所要求提供产品成分表,添加量百分比,产品特点,使用方法,注意事项以供客户备用。

  第八步:工厂办公室/采购部/技术部在收到产品结构表后确认无误,签名,回传至外贸部存档。

  第九步:工厂及财务各部门审单,确定外箱情况(规格,喷码,是否打包带),包装及内容物,采购,生产灌装。

  第十步:外贸部跟进生产进度,形成书面生产进度表,由工厂如实填写,保证发货期。在部分已生产货物中,工厂提供船头板,由外贸部寄给客户确认,并保留邮寄单据。见附件5(生产进度表)

  第十一步:将生产进度表传真给客户方,敦促客户提前汇款。

  第十二步:生产完成,填写验货通知单并且传真给客户准备验货。如需要特别认证或由验货机构验货,则验货通知单提前3日通知认证机构或验货机构。见附件6(验货通知单)

  第十三步:验货完毕,验货报告备传真客户结收货款,出货,出单证,整单结束。

  附件1:中文销售合同

  销 售 合 同

  买方:________________         卖方:__________________

  地址:__________________________________________________________

  电话:____________________ 传真:_______________________ 合同编号:_______________

  签订地点: ________________________________签订日期:______________________________

  本合同由买卖双方订立,根据本合同规定条款,买方同意购买,卖方同意出售下列商品:

(1)货号码 (2)货名,规格 (3)数量 (4)单价 (5)金额
         
数量与金额允许溢短装_______% (6)总金额
大写:

  (7)包装:

  (8)装运地点;

  (9)交货地点:

  (10)装运期限:卖方收到 %定金后 天内装运.如因买方问题导致不能及时出货,买方应付 %的日仓储费。

  (11)付款条件:□开给我方100%不可撤回即期付款之信用证,并须注明可在上述装运日期后十五天内在中国议付有效。□T/T或其它付款方式:

  (13)唛头:

  (14)附注::(一)买方须于____年____月____日前开到本批交易额的信用证(或通知卖方进口许可证号码),否则卖方有权,不经通知取消本销售合同,或接受买方对本合同未执行的全部或一部分,或对因此遭受的损失提出索赔。

  (15)特别条款:

  (16)买卖双方如有违约,按<合同法>仲裁处理.

  (17)如遇不可抗力因素双方另行协商.

  买方:______________________  卖方:_____________________________

  附件2英文销售合同

  SALES________________ CONFIRMATION

  S/C NO.:___________STIPULATED DATE:______________ STIPULATED PLACE:______________

  SELLER:__________________________________________________________________________

  ADDRESS: ________________________________________________________________________

  BUYER:___________________________________________________________________________

  ADDRESS:_________________________________________________________________________

  FAX:___________________________________ TEL:_____________________________________

  THE SELLER AND BUYER HAVE AGREED TO CLOSE THE FOLLOWING TRANSACTIONS ACCORDING TO

  THE TERMS AND CONDITIONS STIPULATED BELOW: (FOB GUANGZHOU)

ITEM NO. DESCRIPTION OF GOODS: QUANTITY PCS UNIT-PRICE U.S.D AMOUNT U.S.D
         
------分隔线----------------------------