如何尽快让网上询盘变成订单？
A. 将电子询盘转化为真实订单：一个较好的回复询盘样本
Dear buyer:
（买家您好,）
It is good to hear from you again.You inquired about my bamboo baskets on September 15,1998.I sent you a company catalog at that time.I can send you a second catalog if you need?
（很高兴再次收到您的查询：您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮，那时我们曾寄过公司目录给您，如您需要我可再寄一次给您。）
You are not the only importer in Brazil that has asked us about bamboo baskets. I have also received inquires from ABC company,Universal Co Ltd in Brazil,but they always inquired another kind of baskets.I will introduce this kind of basket for you if you need.Would you like me to help you by making a special sample for you Brazil market?
（您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商，我们也曾收到来自巴西ABC、Universal等的进口商的查询，但他们总是查询另一种竹篮，如您有需要，我可以向您介绍那一类的竹篮，您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您？）
We are a professional bamboo products manufacture with 14 years experiences in China,offering over 1,500 various kinds of bamboo products and monthly output up to 5 millions pieces.We are the best manufacturer that you can trust in China.The details for the product(as the attached photo)you inquired as following :FOB XXX,Min.Order:2,000,Price:USD1.80/pc,Delievery Time:30 days after the receipt of send you a smaple with catalog together.
I look forward to see your reply!
（我们是有十四年专业竹制品经验的中国制造商和提供超过1,500种多样的竹制品，月产量达五百万个，是您最值得信赖的中国竹制品供应商。您询问的产品如附图资料如后：XXXXXXXXXXXX。我明天会寄一份目录给您，若您能提供您的快递帐号，我们将把样品一同寄给您！
期待尽快收到您的回复。）
点评：
（1）给买家提供最初查询您产品的回忆参考点，这样有助于买家回忆起他是在什么时候，通过什么方式，对什么产品产生了什么样的兴趣或问题。因为固有的熟悉感会增加买家与您合作的兴趣与信心。买家一天中会发出许多查询，如果您的回复与其它回复相比无任何出众地方，只能陷于一大堆无聊的产品报价，不会吸引买家。这种回忆的参考点有时间，事件或物件等。在本例中，供应商使用的是时间和事件：“您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮，那时我们曾寄过公司目录给您”；
（2）给买家适当的增加些许压力，目的在于促进买家回复的速度与认真程度，有些目的甚至在于迫使买家不得不进行采购行为。在本例中，供应商告诉买家你的竞争对手或同行正在与我取得联系，并且我一直协助你的同行抢占你的巴西市场。如果供应商原先的合作客户是A级买家，那么对这位新买家就具有带动作用；如果是同级，这位新买家就会更加迫切的进入竞争状态中来；当然你不能告诉你的买家“我们原先一直和比你规模小的买家合作”，这样会使他觉得对你的信心不足。原句是：“您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商,我们也曾收到来自巴西ABC,Universal等的进口商的查询”；
（3）告诉买家作为供应商你是做什么产品的？你能做到如何？买家凭什么完全的相信你？这就是企业介绍与实力规模证明。在本例中，供应商用一系列数据证明了自己的规模与实力，如：“十四年专业竹制品经验”、“提供超过1,500种多样的竹制品”、“月产量达五百万个”；
（4）回复时切记服务理念，回复的出发点不是供应商要向买家索取什么，而是表明供应商能为买家做什么。本例中，供应商热忱与负责的服务态度使买家能够感受到与其合作的良好基础。如：“如您需要我可再寄一次（目录）给您”、“如您有需要,我可以向您介绍那一类的竹篮”、“您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您？”；
（5）主要问题：所答即所问，所答非所问很多供应商认为网络营销首先就会遇到一个问题，即样品寄送的问题，在上一次邮件中我们也和大家分享了很多样品寄送的经验，大家可以发现，不同的供应商有不同的样品寄送原则，需要大家根据实际情况灵活应用，这位供应商就很聪明，买家要样‘品’，那我就免费寄一份样‘本’给你看，也算所答即所问。但样‘品’呢，怎么说？反正供应商没表示是否免费寄送，只要你给了快递帐号，我就会一同寄送，如果你要不给快递账号呢？我也没说不送（但后来，他告诉笔者，还是送了，轻工艺品，不看样品不成）。这也算所答非所问吧。
（6）不寄样本行不行？行！网络沟通无极限，虽说样品不能电子传送，但样本总归是能够电子传送吧，而且方便，快捷，成本较低。我们说不仅是回复时可以传送样本，而且平时就应该使用这种方式做推广。在本例中，加上上面附的图和后来附的资料，就是一个完整的产品样本。如果你还有其它样品可以推荐，也完全可以一并附上。
（7）把询盘转化为订单的一个秘诀就是吸引买家尽快回复你的回复，通过一封简单的买家查询在你和买家之间迅速建立起沟通的渠道。本例是如何做到的呢？
A、我可以再寄样本给您，如果你回复我；
B、我可以向您介绍您的同行采购的那种产品，如果您回复我；
C、我可以为您做些特别的样品，如果您回复我；
D、如果你想知道1,500种样品如何，我可以向您介绍，但你要先回复我；
E、如果你想要样品，请回复我；
F、期待尽快收到您的回复；
一封完整的感谢信：感谢+公司介绍+负责人的签字或署名
B
1、首先将客人谈判的细节做好详细的记录和回忆，先判断此客户的购买欲有多强，也就是说，要区分清楚他是“真的买家”还是“打听行情的买家”；有的客户其实他已经有长期稳定的供应商，他其实只是把你当报价的参照物罢了，要特别小心这类客户。对这类客户，我个人的意见：不但不要报价，连资料都不要给。因为在这样的客户身上花费太多的时间精力不值。我不否认也有“精诚所至，金石为开”的客户，但以我做外贸的经验，骗“财”（价格）骗“色”（样品、资料）的客户太多，不值得追捧。
2、关于真假买家，可以通过交谈（面谈、电话、传真、EMAIL）来辨别（这种方法的条件是--你所提的问题客人要有所反应）：真还是假？行家还是生手？只要问他几个关键性的问题，比如：产品的规格、技术参数，希望接受的价位，打算订购的数量，做什么品牌，该品牌在当地是否有影响力，和中国的哪些企业有过生意往来，和中国做生意有多长时间（也就是说是否为“中国通”）等等，通过这些大致可以区分出客户“真”与“假”，“实”与“虚”，“大”与“小”。
3、从外商提供的名片也可以判断客户的实力，如：公司所处该城市的地段，有几条电话线、传真线，有没有自己的网站，是零售商、批发商还是进口商？在当地是否代理过一些著名的品牌，等等。
4、做外贸其实就是做服务，谁的服务好，谁就能赢得客户。服务好包括如下几方面：
A）报价恰如其分，不能过低，也不能过高；好东西不能贱卖，普通的产品不要报高。因为客户往往会从你的报价来判断你的诚实性，并同时判断你对产品的熟悉程度；如果一个非常简单普通的产品你报一个远离市场的价位，这说明你的诚实性不够，你根本不懂这一行，自然而然别人会对你的传真不屑一顾；
B）对客户的任何信息要及时响应并回复；对客户的回复不能简单的一问一答，要尽可能全面、周到，但切不可啰嗦。
如何在大量的网上询盘中筛选出高质量的客户？
公司网上访客多当然是好事，但每天忙于处理询价要花费大量时间，学会如何筛选有用的信息就非常必要。
首先，对查询分类，重点处理那些针对性很强的、可以称得上是询盘的电邮。从买家查询的内容来看，你能判断出来哪些是真正的询盘。比如，他会要求你就某一种产品进行报价，具体到数量、规格、包装、产地、质量标准、到货港口，对这样的查询，就要认真对待，因为这可能是一个真的买家要买货。
其次，敢于舍弃。如果以为每个询盘都是要向你买货未免过于天，有的询盘过于宽泛，也许只是客人调查市场行情的一种手段。因此，如果你不放弃这些泛泛的信息，每天只是回复客户就会让你穷于应付，无暇顾及其它。
最后，不能忽略这一类电邮--客人提出要你目录册里没有的产品，询问你是否可以提供。“这种信息对于我们的价值不亚于一个实实在在的定单。”新汉伦纸业有限公司的张志闵先生说。该公司从事纸品包装的生产和出口，经常有客户在电邮中附上自己要求的图样，提出纸质、颜色、款式、规格等特殊要求，询问公司能否制作，针对这类询盘就要给予特殊的重视。因为一方面客户发这类询盘时往往是因为以前供应商无法满足需求，对你而言这就是一个很好的机会；另一方面就算最后你没有拿到这张订单，但在邮件往来的过程中你可以了解到新产品的市场需求和各项技术指标，而这是你平时花大价钱也很难搞到的东西。
如何应付买家的网上压价？
网上买家绝对是有备而来，他不会没有访问过其他供应商的网站而只对你情有独钟。他们会在掌握了众多供应商的情况后，再从中挑选产品质量、价格、付款条件最合适的人，或者通过供应商急于成交的心理用一家的价格去打压另一家，或者让各供应商自相残杀，他再从中获利。那么如何应对这样的情势呢？
关键是要了解自己的同行。表面上是买家在压你的价，实际上是你的同行和竞争对手在压你的价！所以深入了解自己的同行就非常重要。我们除了在阿里巴巴上找订单，我们的市场人员还经常在阿里巴巴网站上按照产品分类的目录寻找同类产品的供应商，尝试从买家的角度去看自己的同行和竞争者，比较我们和他们的优劣。这样和买家讨价还价时就可以做到心中有数，有些产品我们知道目前别人还无法做，或做的不如我们，我们就会很强硬；有些产品我们知道别人也在做，而且从产地和描述来看，成本有可能比我们低，这时候我们的价格就会比较灵活，以占领市场为原则。
我们加入“中国供应商”已经有3年多时间了，有收获，也走过弯路，总结这几年的经验，我们觉得网上贸易要求供应商对市场关注程度更密切，对价格的变化更敏感。你只有像买家一样了解市场，才能判断买家对你开出的低价在市场上是确实存在呢还是他压价的一个策略。
现在我们是根据市场行情制定一个底价，无论客人的定单有多大，低于底价肯定不会做，当我们发现我们在某类产品上缺乏竞争力时，我们很快就会淘汰这类产品。同时，无论是网上市场还是传统市场，最终把你和你的竞争者区分开来的还是产品的质量和创新，质优自然不怕压价。
如何给予买家及时和专业的回复？
1、 安排专人接收和回复询盘，操作人员请假前要安排好替岗人员；
2、 开通宽带，保持随时在线的状态，一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，并尽量尽量争取在两小时内完成。同时要确保报价准确，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出，如果无法立即给予准确的答复，可以先回信告知买家已收到询盘，告知买家无法立即回复的原因，并承诺在某个确切的时间点之前给买家准确的答复。
3、 回复时重点告诉买家你能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司名称、创办年份、总资产、年销售额、奖项、联系人、电话和传真等，让买家感觉你是一家很正规的公司。
4、 建立详细的产品图库，最好请专业人员拍摄产品图片。对每份产品进行详细表述，包括产品名称、规格、型号、最小定单量、关键人、价格、国际认证和技术参数等信息；
5、 同一产品能有针对不同地区或特点客户的多种报价。一般来讲中东和东南亚地区的客户对价格特别敏感，要求第一次报价就有竞争力，而美国的客户对产品的附加值和服务比较关心，报价时就要考虑这部分的成本，同时要向客户说明你的报价里包含了哪些附加服务；
6、 收到买家询盘后要建立档案，本来我们对这块工作不太重视，后来在杭州的百年客户培训上看到其它公司的做法很受启发。现在我们的操作人员收到询盘后的第一件事就是到我们的档案库里去进行比对，如果这家客户以前给我们发给询盘，我们就会把2封询盘结合起来回复，有时候买家也会糊涂的，如果你提醒了他，他会觉得你很专业，对你的印象就特别好。如果比对后发现这家客户以前没有给我们发给询盘，我们就会把他当成新客户记录到档案中。
为什么买家宁可花高一点的价格向外贸公司购货？
大家都知道，如果客户直接从工厂采购，价格肯定会比通过贸易公司低，但为什么客户还是宁可花高一点的价格向外贸公司购货呢？
1、成本：虽然从工厂直接采购的价格会比通过外贸公司要低，但一个客户往往需要多种产品，有时候很难从一家工厂那里都能得到满足。那么为了满足自己的需求，他就必须配备足够的人手和不同的工厂打交道，这其实增加了他的人力成本，也抵消了从低价采购当中得到的好处，这在日用品和百货用品中非常常见。
2、风险：作为一个客户，他需要一个稳定的供应渠道，毕竟他并非一个直接的消费者，所以他要能随时正常的采购来保证正常的供给（给客户的下家）。如果他直接从工厂采购，一旦工厂方面出现问题时，他就面临着如何寻找替代者的问题，而寻找个替代者并非易事，也需要时间，这就存在着整体供应链脱节，而通过外贸公司采购，肯定要稳定的多。
3、市场秩序：大家都知道生态系统保持平衡才能保持发展，否则就会出大问题。大家应该知道到国内采购的客户很多都不是直接用户而是中间商。那为什么国外直接用户不到国内采购呢？主要也是因为以上两个原因。同时还因为在长久的商业历史中形成了一个稳定的工厂-外贸公司-中间商-直接用户这样一个稳定运转的链条，作为客户他本身并不希望破坏这一结构，产生不稳定的因素，毕竟要形成新的链条需要时间和金钱。
4、二者之间服务意识的差别：外贸公司由于长期从事外贸工作，在这方面积累了许多经验，而这些经验恰恰是工厂所缺乏的，工厂在初期最容易犯的错误有以下几点：
1）、吝于供样：试想一下，如果你去买衣服，而商店却把衣服锁在柜子中，你只能看，不能摸，你会买吗？显然不会。同理，如果你不能给客户提供足够的样品供他们挑选并向最终用户推销，客户又怎么会给你下单呢。
2）、反应缓慢：市场变化快，而且竞争激烈，客户通常都是同时向几家供应商询盘的，如果你反应缓慢，无疑你会丧失商机。试想一下，你通过普通邮件给客户寄样，而你的竞争对手用特快寄样，那么客户在收到你的样品之前，可能已经确认了他人的样品，甚至已经下单，你能有机会吗？同时，客户还会对你产生不好的印象，认为你并不重视他们，不珍惜机会，一旦不良印象产生，要想更改就太难了；
3）、急功近利：我经常在向工厂询价时，工厂第一反应是你有订单吗？订单量有多大？这反应了工厂在考虑问题时，只考虑了所得，却在忽视如何去取得，不愿付出取得的代价。其实，很多订单的争取是要通过双方的良好合作去争取的？这是一个漫长的过程。如果你在这样急功近利的思想指导下开展工作，无疑无法取得对方的信赖；
4）、考虑不周：经常碰到这样的情况，向工厂索样，工厂也很快就寄样来了，收到一看，傻了。小小的几块布，没有价格，没有规格，没有编号，甚至连谁寄来的，都不清楚。这样一来，其实就浪费了双方的时间和精力。
而以上这几点恰恰是做外贸最忌讳的，大家平常都在说“客户至上”，以上所述的作法显然无法让客户感受到这点的。如果无法改变目前的作法，是无法取得突破的。
如何通过网下功夫提高网络询盘的成交率？
在网上收到的询盘并不能完全依赖电子邮件处理，用电子邮件把公司的样品图片传递给客户后，客户在下单前一般还会要求邮寄实物样品，因为网上的图片毕竟代替不了实物给人的信赖感。因此，你在电邮中向客户许下的承诺还需要具体、的一点一滴的网下工作来体现。
更为重要的是，生意的成交毕竟还是在人与人之间进行，我们公司从网上认识而后开始发展长期业务关系的客户，后来都有实质接触，如买家到公司参观或在其它场合见面。我们始终认为，买家对我们产生信任感需要一个过程，有时需要1-2年时间，这与传统的过程没有什么两样。所以，网上处理还需要网下的许多工作配合。
而且通过实践我们发现，把参加展会和网络推广结合起来会起到事半功倍的效果。网络推广最大的好处是速度快，地域广，不受时间和地点的限制，能迅速和大量客户建立联系，但它也有一个非常大的局限性，就是和买家缺乏面对面的交流，导致成交周期延长。我们公司在加入阿里巴巴前经常去国外参展，包括国内的广交会。去年加入中国供应商后第二个月就收到了500多条询盘，当时我们正要去巴黎参加一个国际性展会，于是我们就给这些网上给我们发询盘的客户都发了一封信，告诉他们我们某月某号会在巴黎参加展会，把摊位号也告诉了他们，如果他们对我们的产品有兴趣的话，届时可以到我们的展位上来和我们面谈，顺便可以看看我们最新的样品。本来发的时候我们也是抱着试试看的态度，没想到很多客户都给我们回信，告诉我们他也会去那个展会，到时候会到我们的展位上来，有的客户还指定我们把某个样品带过去，最后那次展会是我们有史以来最成功的海外参展，有一家刚刚认识的网上客户当场就给我们下了单，另外有7－8家客户在2－3个月里也陆陆续续和我们下单了，现在网络是我们收集客户的漏斗，展会则是我们的洽谈室和样品间。
为什么要重视小订单？
小订单背后存在众多机会，抓住一次，也许就能跨上新的台阶，如果失去一次，可能永远无法实现飞跃。
我们有家客户是加拿大的礼品进口商，他们在中国发现了很多既漂亮、价钱又便宜的产品。但是中国的厂家却要求每次订货数量不能少于2,000-3,000件。他们向我们抱怨说：“这样的量，对沃尔玛没问题，对我们这样的小公司就难了，因为有些款式的产品我们需要时间去推销，不可能一下子订那样多。”他希望中国出口商对小额订单的处理能够灵活一些。
很多出口企业为了避免小订单带来的麻烦，往往对小订单加以限制，或者规定最低订货量，或者在付款方式上有特别要求。比如有一家生产、销售锂电芯的电子公司规定，最低订货数量不得少于1,000只；如果订单金额不到10,000美元，则付款方式必须是T/T预付，不接受L/C即期。企业这样做，当然有其自身的考虑，但是考虑眼前利益的同时，也应当着眼将来，审视一下小订单的发展潜力，说不定能从中发现大的机会。
小额订单为出口商所不喜的主要原因是比较成本高。有一家委托我们代理出口的企业是生产出口玩具的，今年5月接到一批电子玩具的订单。其中一个柜包括15个货号，而每个货号平均数量不过300件。在生产安排上，一个货号要一条生产线，还要频繁调整。另外，工人的薪水是按件计算的，比起批量生产要少拿一半左右，公司收益也低，平均产量较批量生产低了26％。公司主管营销工作的先生说：“订单我们是加班加点做完了，但工人觉得累，公司也觉得累。”
鉴于此，小订单是不是就不值得我们予以重视呢？答案是否定的，小订单背后隐藏的东西其实有很多。我们公司的老总做了20多年的外贸，他有句很经典的话：“小订单就象喷出的火山岩浆，一点点也是炽热的，谁也不能确定它冷却后的样子是什么。”也许小订单只是大买家的一个试单，或者因为买家情况发生变化，以前的小订单带来了更大的商机，不一而足。不加区别，对小订单一概设限，也许会失去重要的发展机会。
Jon Yu，NorthPole公司采购负责人
如果你做外贸足够久，你就会发现很多时候大买家也下小订单。从买家情况来看，小订单的背景是不同的。小订单可能来自小公司的订货，也可能来自大公司的特殊订单，如电视购物/网上购物，或者来源于大公司新产品开发的需要等。小公司的订货无疑是主角，但涉及大公司的上述两种情况也是普遍的。无论是几百还是几千、几万的量，都是市场的要求。在‘9.11’后，美国的零售市场确实遭受巨大打击。除非是流行且低价的商品，没有商家敢肯定它的销售计划书是可以100%实现。在商家林立，市场被分割的情况下，谁的产品新、功能多、变化快，就能争取到顾客。客户有可能是小买家，也有可能是零售业巨头。
沃尔玛、TARGET等超级公司，很少独立下单给陌生的公司。一般来讲，订单都是流向了其固有的供货商了。如果这些供货商自己的工厂做不了，或价格太高，订单就会再流向下游供货商。这些超级公司的供货商大部分是各大贸易商，他们掌握大量的货源，以随时满足超级公司的需要。这种情况下的订单是最常见的，所有的出货务必符合超级公司的要求，但是付款人却不是这些超级公司。这一类的订单源自于长久的信任与合作关系，基本上是大订单。但目前，沃尔玛、TARGET等公司已经认识到通过中间商进货,中间流失的利润太多，难以保障其"天天低价"的竞争策略优势。所以，他们又纷纷在亚洲、在中国组建采购中心，吸收不计其数的中国供应商，进入厂商数据库。这时候，就往往会出现一些小订单，要求供应商按时完成，在经过质量检测和成本价格分析后，决定是否替换现有的供应商。这样的订单虽是处在选择阶段，但也就是供应商梦寐以求的小订单了。沃尔玛每年的小订单，就其数额来看，虽还不到订单总额的1%，但也有5-10亿美元之巨，已经很多了。如果接到这样的小订单，说明供应商已经进入这些大买家的视线，现有产品、生产环境或生产能力得到了他们的肯定，起码比其他供应商抢得了先机，这绝对值得恭喜。
但我要强调的是，对于大买家来说，生产环境和生产能力是决定其取舍的最大因素。因为，买家给出口企业的样品/意向/订单，并不代表他们今后的取向。买家需要的是一个生产、开发能力都优秀的基地，以满足日益变化的市场需要。当然这个过程很长，供应商在这种竞争与淘汰环境中要活着并且要不断成长。从这个角度看，小订单还有另外一层的含义。
电子商务与国际贸易相结合的本质是什么？
随着世界全球化的加剧与深入，越来越多的产品将从非本国以外的地方采购而来。由此为进口商和出口商带来的从事国际贸易的商机也将越来越吸引人。而推动这一国际贸易迅速发展的主要原因之一是互联网的出现和电子商务的运用，因为通过这一最新的运作方式，大大节省了时间、成本和精力。
对于中国而言，情况亦是如此。随着中国成为WTO正式成员，原本存在的贸易壁垒将逐渐消失，"中国制造"产品的价格优势、品质优势等等将吸引更多世界各地买家/进口商。运用传统的方式从事国际贸易显然已经远远不能满足中国千百万出口商/供应商拓展海外市场的需要，同时也不能满足进口商/买家寻找符合其价格、品质、包装、交货等等要求的中国供应商的需要，电子商务的运用似乎已经成为一个必然。
但是，电子商务应用于国际贸易并不是想象中由供应商建立起一个自己公司的网站，全世界进口商/买家就能搜寻到该供应商的产品，而后发出查询、询价、要求样品等直至签定合同、安排货运、收付货款等等如此简单。国际贸易的开展，进口商/买家和出口商/供应商有各自独立的商业目的。只有把双方的目的有机地连接起来，贸易才能展开。同样，运用互联网和电子商务优化国际贸易进程也必须将进口商/买家和出口商/供应商各自独立的商业目的通过互联网，运用新的技术手段，软件，服务和相配套的流程将其相互连接，这样才能使双方达到各自的目的。
一般地说，进口商/买家希望能通过互联网：
1）对于所采购的产品找到最合适的供应商
2）比较、评估不同供应商的产品特点及公司的能力
3）获取供应商的最新、最及时的信息
4）通过进口商/买家公认的产品分类方式和行业最通用的词汇，以最快、最简便的方式搜寻所需采购的产品。
而出口商/供应商方面则希望通过电子商务：
1）获得更多的关于本公司产品的信息查询并把这些查询发展成新业务
2）在世界不同的地理范围内建立并维护自己的品牌
3）将最新的公司及产品介绍能随时在进口商/买家需要的时候呈现在他们面前
4）随时了解市场状况，发展趋势，进口商/买家需求，同行活动等等。
因此，无论是出口商/供应商还是进口商/买家，在运用电子商务进行国际贸易事都面临着挑战。出口商/供 应商必须在第一时间将自己的产品及公司介绍展示在互联网上；而进口商/买家必须将供应商的信息收集、编辑成通用的形式以做比较。这一切的完成在技术方面有极高的要求。在考虑将电子商务与国际贸易结合时，一定要认真考虑如何通过电子商务将进口商/买家与出口商/供应商的目的有机地结合、协调起来，在考虑到进口商/买家利益的同时也为供应商提供了实现其目的平台，否则，花费了大量人力、物力、财力和时间建立起来的电子商务平台将很难达到预期的效果。
