函电谈判是指通过邮政、电传、传真等途径进行磋商，寻求达成交易的书面谈判方式。函电谈判方式与电话谈判方式有相同之处，也有不同之处：两者都是远距离、不见面的磋商，但一个是用文字表达而另一个则是用语言来表达。函电谈判方式在国际贸易的商务谈判中使用最普遍、最频繁，但在国内贸易的商务谈判中则较少使用。

　　一、函电谈判的特点

　　函电谈判作为传统的书面谈判方式，有其优点和缺点。

　　1.优点

　　(1) 方便、准确。函电谈判的电传、传真是现代化通讯手段，如同电话一样具有方便、及时、快速的特点，即使是用函件的往来，也是简便易行的。而且，在函电谈判方式中，来往的电传、信函都是书面形式，绝不会出现电话中的错听、 误解等现象。 来往函电做到了白纸黑字，准确无误。

　　(2) 有利于谈判决策。函电谈判方式所提供的谈判的内容都是书面文字，既不像面对面谈判方式那样必须当面决策，有较充裕的时间思考，又便于谈判双方各自台前、台后人员进行充分的讨论和分析，甚至可以在必要时向有关专家咨询、请教，从而有利于慎重决策。

　　(3) 材料齐全、有据可查。函电谈判方式可以充分利用文字、图表来表达，使谈判内容较之电话谈判方式要全面、丰富。而且，谈判双方经过了反复多次的函电磋商，这些来往的函电就是今后达成交易、签订合同的原始凭证，有根有据，便于存查，具有一定的法律效力。

　　(4) 省时、低成本。由于函电谈判方式是借助于邮政、电讯手段来实现远距离谈判，使谈判人员可以坐镇企业而无须四处奔波，一来省时，二来省去了差旅费等。因此，函电谈判方式的费用开支要比面对面谈判方式少。

　　此外，函电谈判方式中的谈判人员是不见面的。双方谈判代表可以不考虑谈判对手的身份、地位、个性等，从而把主要的精力集中到交易条件的磋商上，成交较为理性。

　　2.缺点

　　(1) 函电谈判方式用书面文字沟通，有可能出现词不达意的情况，使谈判对方耗时揣摩。如果因此造成谈判双方各有不同解释，就会引起争议和纠纷。
 
　　(2) 谈判双方代表不见面， 就无法通过观察对方的语态、 表情、情绪以及习惯动作等来判断对方的心理活动，从而难以运用语言与非语言技巧。
　　此外，谈判双方缺少了面对面的接触，讨论问题往往不深入、细致，彼此印象、情感也不深刻。

　　二、函电谈判的基本要求

　　函电谈判是一种书面谈判的方式。

　　1.函电的结构

　　函电谈判方式的函电，一般包括：

　　(1) 标题。其基本要求包括函电的拟写与处理两个方面。

　　标题即函电的题目或函电的名称。标题是函电内容的集中和概括，标题要求简明、确切，不要文不对题。标题和函电内容应互相对应。
 
　　(2) 编号。 编号即函件所标的 “字”、“号”。“字”代表发文单位，“号”代表发文次序。对函电进行编号，是为了收文和发文单位便于分类登记和进行查询。

　　(3) 收文单位。收文单位及行文单位的对象，函电送达的单位。

　　(4) 正文。正文是函电的主要部分。正文一般由三部分组成：

　　①开头。 正文的开头多从发函的原因写起， 便于对方了解发函的原委，文字要求简明扼要。

　　②主体部分。主体是函电最重要的部分。它的任务是阐述发函的目的和要求，一定要做到目的清楚、要求明确，即充分表达己方的意图、要求和条件，又使对方清楚明白、一目了然。
 
　　③结尾。结尾有两种方法：或是主体写完即可结尾，或者写两句与主体相照应的话以加深印象。商务函电有惯用的结束语，如“特此函达”、“特此函复”、“即请函复”、“候复”等。在结束语之后，也可以写上一些客套用语，如“谨祝商安”、“商棋”、“财祺”等。

　　(5) 附件。随函电发出的销售合同、协议、报价单、发票、单据等都作为附件处理， 附在函电之后寄发。 附件的名称、号码、件数必须写清楚，写在函电的末尾。

　　(6) 发文单位、日期、盖章。 在函电末尾， 或者在附件下一行偏右处，写上发文单位名称，单位名称下编写明发函年、月、日。在日期上面加盖发文单位的印章，加盖印章是表示对发函严肃负责，有些函件则需单位负责人签名才有效。

　　2.函电的拟写

　　要把各种各样的商务谈判函电写好，就要努力实现以下各项要求：

　　(1) 函电要符合政策法规、风俗习惯等，特别是对外商务函电要充分体现我国对外商务的各项方针政策。这是写好函电的基础和指导思想，也是我们搞好国际商务、发展对外商务的有利保证。

　　(2) 要讲究策略，积极主动地开展业务活动。函电洽谈贸易，要视客户条件、货源情况等，针对不同情况灵活对待；在处理争议和纠纷时，要针对不同情况，采用不同对策。

　　(3) 函电书写要正确、及时，每次函电的内容应当正确、完整。对交易磋商、签订合同协议、处理争议问题等各类函电，都要抓紧时间及时处理，不能拖延，以免丧失良机，造成经济上的损失或带来不良影响。

　　3.函电的处理

　　商务函电面广、量大、内容复杂、时间性强，因此对函电的处理应当做到有计划、分步骤、不积压、不遗漏、不出差错。要想把商务谈判函电的处理工作做好，我们还应注意做到以下几点：

　　(1) 阅读电文，吃透含义认真阅读电文。吃透原文含义是处理函电的第一步，也是最重要的一步。 完成这项工作的程序应当是： 接到商务函电后先将函电全文通读一遍，选出其中较为重要和急需处理的部分仔细阅读，必要时要查阅有关的档案和资料，以便进行深入全面的分析，吃透函电原意，最后考虑并拟定处理意见。

　　(2) 分清轻重缓急。处理各种商务谈判函电时应把握的原则是：急件即办，重要件及时办，一般件不积压。在步骤上，一般是先处理电报、电传，然后处理时间性较强的函件和洽谈成交的主要客户的来函，最后处理一般性函件。

　　(3) 加强联系。商务交易一般都是由货源、储运、包装、财务等众多部门和单位协同完成的。函电的处理和落实涉及到许多单位和部门，因此必须加强与各单位、各部门之间的联系，避免工作脱节，以免引起纠纷，造成经济损失。

　　三、函电谈判的程序

　　函电谈判作为商务谈判的一种具体形式，其程序应该说与商务谈判程序是一致的，即也都包含着始谈、摸底、僵持、让步和促成五个环节。但是，函电谈判作为国际商务活动中经常使用的一种谈判方式，其程序又有独特的内涵。按照国际贸易惯例，函电谈判一般包括五个环节，即询盘、发盘、还盘、接受和签订合同。

　　1.询盘

　　询盘（Inquiry）又称探盘， 是指谈判一方大致地询问另一方（或多方）是否具有供应或购买某种商品的条件，只是了解一下供求情况，以衡量一下对方的实力和需求。具体而详尽的交易条件是在双方沟通的基础上进一步磋商。询盘多由商品的卖方发出，但买方也可根据自己的需要发出询盘。例如：从你方9月5日的来信中我们注意到你们希望和我们发展纺织品贸易。在研究过贵公司产品目录之后，我们对货号为510和514的两款台布感兴趣， 请报最低的CIF广州价为感，并注明可供数量及最早交货期。如价格合理、质量令人满意，我们将长期大量订购。

　　询盘的目的主要是寻找合适的买主或卖主，而不是同买主或卖主正式进行谈判，不具有约束力。尽管如此，询盘时，应结合实际，仔细考虑，在同一时间对同一地区的客商询盘不宜太多，否则对日后交易合作会造成不好的影响。

　　2.发盘

　　发盘（Offer）又称要约， 是谈判的一方因想出售或购买某项商品，而向谈判的另一方提出买卖该商品的各种交易条件，并表示愿意按这些交易条件成交。通常发盘是由卖方发出的。由于发盘是由买卖双方中的一方给另一方提出交易条件和要求，所以发盘有两个关系人，一个是发盘人，另一个是受盘人。若一项发盘是由卖方发出，卖方就是发盘人，而买方就是受盘人，反之亦然。按照发盘人对其发盘在受盘人接受后，是否承担订立合同的法律责任来划分，发盘可分为实盘和虚盘。在函电方式的商务谈判中，搞清楚实盘和虚盘的法律含义对谈判双方都是非常重要的。

　　(1) 实盘。实盘（Firm Offer）是对发盘人有约束力的发盘，也就是发盘人在一定限期内愿意按所提条件达成交易的肯定表示，发盘内容具有达成交易的全部必要条件，而且发盘人在规定的有效时限内，受发盘的约束，即未经受盘人的同意不得撤回或修改，受盘人在有效时期内若无异议地接受，合同即告成立，交易也就达成了。实盘有三个基本条件：

　　①各项交易条件详尽、清楚、明确；

　　②注明所发的盘是实盘；

　　③明确发盘的有效时限。

　　实盘内容的完整肯定，对受盘人比较有吸引力，可以促使受盘人从速做出决定，达成交易。

　　(2) 虚盘。 虚盘（Offer Without　Engagement）就是发盘人所作的非承诺性表示，不具约束力。对虚盘，发盘人可以随时撤回或修改、变更内容，受盘人即使对虚盘表示接受，也需要经过发盘人的最后确认，才能成为双方都具有约束力的合同。

　　虚盘一般有三个特点：

　　①发盘中有回旋余地，常用 “以我方最后确认为准” 等术语加以说明；

　　②发盘的内容不明确，不作肯定的表示；

　　③缺少主要交易条件。

　　虚盘对发盘人较灵活，可以根据市场变化修改交易条件，选择合适的对手。但是受盘人常常将其看做是一般的业务联系而不加重视，因而不利于达成交易。

　　3.还盘

　　还盘（Counter Offer）是指受盘人在接到发盘后， 不能完全同意发盘人在发盘中所提的交易条件，为了进一步磋商，对发盘提出修改意见的一种表示。如受盘人一旦还盘，原发盘即失去效力，原发盘人也不再受原发盘的约束，还盘也就成了新的发盘。

　　商务谈判中，如果原发盘人对受盘人发出的还盘提出新的建议，并再发给受盘人，做再还盘。在国际商务的函电谈判中，一笔生意的谈判往往要经过多次还盘和再还盘，像谈判桌上进行多次讨价还价一样，当然也有接到实盘后不作还盘而直接接受签约的，就像口头谈判桌上一拍即合的情况。

　　4.接受

　　接受（Acceptance）又称承诺，是受盘人完全同意对方的发盘或还盘的全部内容所作的表示。根据《联合国国际货物销售公约》规定，一项有效的接受，应具备下列三个条件：

　　①接受必须是由受盘人或特定的法人做出，才具有效力，第三者做出的接受不具有法律效力；

　　②接受的内容或条件应与发盘（或还盘）相符，这样才表明就交易条件达成一致；

　　③接受必须在有效期内表示，才有法律效力，过期接受或迟到接受，都无法律效力。

　　5.签订合同

　　签订合同（To sign a contract）是一场商务谈判的尾声。买卖双方通过交易谈判，一方的发盘或还盘被另一方接受后，交易即告达成。但在商品交易中，通常通过签订书面合同予以确认。

　　合同经双方签字后即告成立，具有法律性约束力，买卖双方都应当遵守和执行合同中的各项内容，否则任何一方违背合同内容都要承担法律责任。

　　签订书面合同：一般地说，大宗商品和重要的机器设备，均须使用正式合同；一般商品或成交额不大的交易，多使用“销售确认书”。书面合同的正本，一般都是一式二份，经交易双方签署后，各方保留一份。